X
    Categories: Perkantoran

Stempel, Aneka Bentuk dan Kegunaannya dalam Usaha

stempel perusahaan/thinkingkong.co.uk

Stempel telah lama dikenal dan dipergunakan oleh manusia sebagai satu bentuk kehadiran, adanya identitas dan keberadaan seseorang, lembaga maupun institusi pemerintah. Hal ini dapat dilihat dari banyaknya peninggalan sejarah yang membubuhkan cap atau stempel pada dokumen-dokumen penting mereka.

Salah satu bangsa yang populer menggunakan stempel adalah bangsa China saat dinasti Yin dan Shang. Biasanya mereka akan membubuhkan cap pada surat-surat penting agar tidak dibuka oleh selain orang yang berkepentingan.

Pada saat itu surat maupun bingkisan tidak dimasukkan dalam amplop seperti saat ini, namun hanya menggunakan tali sebagai pengaman. Untuk menghindari surat dibuka oleh orang lain, sepotong tinta segel di-cap-kan pada tali, hal ini dikenal sebagai fengni.

Contoh cap kuno/goedangdjadoel.com

Hingga saat ini stempel atau yang sering disebut dengan “cap” masih tetap dipergunakan sebagai salah satu hal penting, khususnya bagi lembaga, instansi, organisasi maupun perusahaan.

Bagi perusahaan alat ini merupakan salah satu sarana kantor yang banyak digunakan sebagai tanda tera atau bentuk simbolis yang merepresentasikan pengesahan atas perusahaan pada berbagai dokumen penting. Dokumen penting ini bisa berupa surat, proposal maupun berbagai kontrak perjanjian dengan orang lain.

Dalam fungsinya sebagai peralatan kantor, stempel sebenarnya memiliki kegunaan yang hampir sama dengan cap jempol dan tanda tangan, yakni sebagai bentuk persetujuan yang kuat dari pihak yang membubuhkannya.

Jika cap jempol dan tanda tangan menunjukkan pribadi seseorang namun jika stempel ia adalah bukti representatif dari perusahaan. Dengan alat ini, biasanya dokumen-dokumen penting perusahaan memiliki kekuatan hukum yang mengikat. Untuk itulah, sebelum seseorang secara pribadi atau mewakili perusahaan, selayaknya berhati-hati dalam membubuhkan tanda tangan maupun stempel.

Bentuk Stempel Perusahaan

Bagi perusahaan sebenarnya tidak ada aturan baku mengenai bentuk stempel, hal ini berbeda dengan lembaga pemerintah maupun lembaga resmi lainnya yang mempunyai aturan-aturan baku dalam membuatnya. Meski demikian ada juga beberapa perusahaan yang membuat dengan bentuk resmi seperti yang ada di pemerintahan.

Dari banyaknya jenis stempel yang beredar saat ini, secara garis besar secara bentuk dapat dibedakan menjadi beberapa yakni :

1. Bentuk lingkaran

Cap perusahaan satu warna berbentuk lingkaran yang dikombinasi dengan font bebas sebagai logo/grafiker.de

Stempel bentuk lingkaran merupakan salah satu bentuk paling umum yang mudah dan sering dijumpai. Bentuk lingkaran ini biasanya dibuat oleh kebanyakan instansi pemerintah, instansi sekolah, organisasi maupun perusahaan.

Secara visual stempel bentuk lingkaran memiliki kesan formal, oleh karena itulah banyak institusi formal yang menggunakan format bentuk lingkaran pada stempelnya. Bagi perusahaan yang menggunakan bentuk lingkaran biasanya ia akan menggabungkan elemen-elemen lainnya (misalnya logo) agar terlihat lebih dinamis dan tidak terkesan kaku.

2. Bentuk oval

bentuk oval semi formal/wolf.de

Selain bentuk lingkaran penuh, ada juga bentuk Oval. Bagi institusi resmi seperti pemerintah maupun sekolah, bentuk oval biasanya digunakan untuk kebutuhan khusus yang berada di lingkup institusi tersebut, misalnya kepanitiaan event, cap perpustakaan, atau bisa juga digunakan oleh sub divisi dari institusi utama. Cap dengan bentuk oval memiliki kekuatan hukum yang bersifat mengikat pada kelompok tertentu di dalam institusi tersebut.

Berbeda dengan perusahaan, sebagai sebuah badan usaha mandiri, cap bentuk oval maupun lingkaran tidak begitu berpengaruh sebagaimana yang terjadi di institusi formal. Bisa saja sebuah perusahaan membuat stempel bentuk oval karena memang mengikuti bentuk logo usahanya yang berbentuk oval.

3. Bentuk segi empat

Cap perusahaan bentuk kotak /Vprint.co.in

Stempel berbentuk segi empat bagi institusi formal biasanya digunakan untuk tim kecil maupun event yang sifatnya temporer, sehingga saat acara selesai alat ini tidak bisa digunakan lagi.

Bagi banyak orang stempel bentuk segi empat juga sering digunakan untuk tanda lunas pada sebuah transaksi, sebagai template penomoran inventaris peralatan, sebagai penanda surat penting, dan lain sebagainya.

4. Bentuk bebas

Contoh cap menggunakan warna khusus/dribbble.com

Stempel bentuk bebas ini biasanya lebih banyak ditemukan pada cap perusahaan, komunitas, maupun lembaga non-formal. Karena bentuknya yang bebas ini, biasanya perusahaan akan menempatkan logonya. Kebebasan ini juga tidak terbatas pada bentuknya saja, namun bebas dalam pemilihan warna dan teknik penggunaanya.

Contoh embos (timbul)/opstamp.com

Selain cap yang menggunakan bahan tinta untuk menghasilkan cetakan, dipasaran juga telah banyak beredar yang menggunakan embos, yakni cap dengan teknik ketok yang menghasilkan permukaan bertekstur (timbul sesuai bentuk stampel) jika diaplikasikan pada kertas.

Bagi perusahaan yang cukup memiliki anggaran dan sadar akan pentingnya branding usaha, sebagian dari mereka juga ada yang membuat stempel eksklusif yakni dengan menggunakan teknik timbul sekaligus warna keemasan. Dengan teknik ini tentu surat-surat penting dari perusahaan tersebut akan terlihat lebih elegan.

Kegunaan stempel bagi perusahaan

Seperti yang telah disinggung pada bahasan di atas, stempel memiliki peran yang penting bagi perusahaan karena dengan alat tersebut bisa menunjukkan identitas yang sekaligus mewakili keberadaan perusahaan. Sebagai sebuah benda yang kegunaannya sangat vital, maka tak heran jika dalam perusahaan tidak semua orang boleh membawanya.

Dalam praktek penggunaannya, memang stempel tidak bisa berdiri sendiri dan terlepas tanpa adanya tanda tangan pimpinan. Hampir semua aktivitas yang terkait dengan penggunaan stempel perusahaan, maka ia harus dibubuhkan di atas tanda tangan pimpinan atau yang mewakilinya. Oleh karena itulah mekanisme teknis penggunaan stempel perusahaan sering kali diatur dalam Anggaran Dasar (AD) dan/atau Anggaran Rumah Tangga (ART) perusahaan.

Secara sederhana kegunaan stempel bagi perusahaan diantaranya adalah :

1. Berfungsi sebagai pengesahan

Dalam sebuah transaksi penjualan, kontrak perjanjian, maupun urusan surat-menyurat, stempel berfungsi sebagai alat pengesahan pada dokumen setelah pimpinan perusahaan membubuhi tandatangannya.

Ketika dokumen telah dibubuhi stempel di atas tanda tangan, maka bisa dipastikan bahwa segala isi dalam dokumen  tersebut sudah sah. Segala hal yang menyangkut dengan isi dokumen yang telah ditandatangani dan diberi dicap maka akan menjadi tanggung jawab penanda tangan, yakni pimpinan perusahaan.

Kedudukan stempel dalam dokumen tersebut adalah mewakili perusahaan, sedangkan tanda tangan yang dicantumkan adalah perwakilan pribadi atas nama perusahaan. Keberadaannya di setiap dokumen yang dihasilkan perusahaan merupakan legalisas.

2. Sebagai penguat keputusan

Dalam peyelenggaraan rapat-rapat perusahaan biasanya akan menghasilkan rangkaian keputusan-keputusan yang diwujudkan dalam bentuk surat keputusan perusahaan. Dengan adanya tanda tangan pimpinan perusahaan yang dibubuhi stempel, surat keputusan tersebut bisa menjadi bukti yang kuat dari pimpinan atas sebuah kebijakan yang sudah dihasilkan dari rapat.

3. Sebagai pertanggungjawaban

Ketika perusahaan mengeluarkan dokumen, baik dalam bentuk kebijakan maupun surat yang disampaikan kepada pihak-pihak lain, maka dokumen yang telah ditandatangani dan dibubuhi stempel menjadi sebuah bentuk pertanggungjawaban pimpinan perusahaan.

***

Berikut ini kami sajikan beberapa contoh stempel perusahaan yang unik dari designwoop.com untuk dijadikan sebagai referensi :