Info peluang usaha, Bisnis Rumahan, Modal usaha, bisnis online dan Usaha kecil>

Langkah Jitu Membuat Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) Event

Membuat Laporan pertanggungjawaban (LPJ) bagi penyelenggara event menjadi satu kewajiban yang harus dilakukan untuk mempertanggungjawabkan semua kegiatannya. Baik dari sisi penggunaan anggaran maupun target yang dicapai dari penyelenggaraan event tersebut.

Berakhirnya event tidak serta-merta berakhir pula tanggung jawab panitia atau tim pengelola event. Semua pihak yang mendukung terealisasinya event tersebut biasanya menunggu hasil dari panitia berupa laporan tertulis. Para sponsor, donatur, bahkan relawan sekalipun akan tetap membutuhkan laporan pertanggungjawaban yang bisa disampaikan oleh ketua panitia penyelenggara.

Langkah ideal yang bisa dilakukan oleh panitia pertama adalah dengan melakukan evaluasi. Evaluasi terhadap event yang sudah dilangsungkan bertujuan untuk mengetahui sejauh mana kegiatan tersebut telah mencapai tujuan dan sasaran yang diharapkpan, selain itu juga untuk mengetahui berbagai kekurangan dan kelemahan yang ada sehingga bisa menjadi ajang koreksi.

(Baca juga : Bisnis Event Organizer, Meraup Laba Dari Kelola Acara)

Dari semua hasil evaluasi ini kemudian bisa dituangkan dalam bentuk Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ) Kegiatan. Adapun tujuan dari pembuatan LPJ ini secara garis besar adalah:

  1. Berguna sebagai alat pengukur kemampuan seluruh tim pelaksana dan mempertanggung jawabkan hasil kerja masing-masing divisi.
  2. LPJ dapat digunakan untuk menjelaskan secara detil kronologis kegiatan, mulai dari pra-event, saat event berlangsung dan pasca-event.
  3. Untuk memetakan berbagai kendala dan kekurangan yang dihadapi oleh semua panitia pelaksana.
  4. Menjadi bahan evaluasi sehingga membuka kesempatan untuk mendapatkan berbagai masukan, saran bahkan kritik sehingga pada pelaksana event berikutnya bisa berjalan lebih baik.
  5. Mempertangggungjawabkan arus keuangan penyelenggaraan sehingga dapat diketahui secara rinci.

Mengingat pentingnya membuat Laporan Pertanggungjawaban tersebut, maka LPJ memang harus dibuat sebaik mungkin. Semakin rinci semakin baik, sehingga bisa meyakinkan semua orang yang berkepentingan terhadap LPJ tersebut.

Langkah-langkah membuat Laporan Pertanggungjawaban (LPJ)

1. Mengumpulkan seluruh panitia, dan membagi kelompok per-seksi. Mengumpulkan seluruh kepanitiaan dan membaginya dalam kelompok per-seksi ini bertujuan untuk mempermudah koordinasi dalam tiap seksi tersebut. (Bacs juga : Ingin Membuat Panitia Event? Ini Tugas Dan Tanggung Jawabnya)

2. Membuat laporan tiap seksi. Dari masing-masing seksi mintalah mereka untuk membuat laporan secara rinci mulai dari laporan keuangan yang telah digunakan, deskripsi tentang apa saja yang telah mereka lakukan, dan mengumpulkan semua lampiran bon/nota/kwitansi sebagai bukti.

3. Mengumpulkan semua laporan tiap seksi. Jika semua seksi telah selesai membuat laporan, kumpulkan laporan tersebut dan pisahkan sesuai dengan seksi yang ada.

4. Rapat koordinator. Setelah semua laporan masuk ke ketua panitia, langkah selanjutnya adalah dengan mengumpulkan masing-masing koordinator tiap seksi. Dalam rapat ini bisa dilakukan evaluasi terhadap semua laporan yang masuk .

5. Membuat rekap laporan dalam bentuk LPJ. Yaitu menyusun semua laporan pertanggungjawaban per seksi dalam bentuk LPJ event. Dalam aporan ini berisi tentang ; Deskripsi inti hasil acara, Deskripsi kerja tiap seksi, laporan keuangan, bukti-bukti pengeluaran, foto kontraprestasi, dokumentasi foto dan video event, dan lampiran penting lainnya.

6. Bukukan LPJ. Setelah semua laporan sudah tersusu dengan baik, maka jilidlah laporan tersebut sehingga layak untuk diberikan kepada yang memiliki kepentingan terhadap LPJ, misalnya pihak sponsor, donatur, atau lembaga/institusi lain yang mendukung suksesnya event.

7. Menyerahkan LPJ. Buatlah surat ucapan terima kasih yang disertai laporan pertanggungjawaban pada pihak yang berkepentingan seperti sponsor atau yang lain. Dengan Anda menyerahkan LPJ tersebut maka sebenarnya Anda telah menjalin kepercayaan untuk jangka panjang.

(Baca juga : Membuat Proposal Kegiatan Untuk Cari Sponsor? Ini Caranya)

Be the first to comment

Leave a Reply

Your email address will not be published.


*