Info peluang usaha, Bisnis Rumahan, Modal usaha, bisnis online dan Usaha kecil>


Fungsi Kantor Dalam Membanguan Usaha

Fungsi Kantor

fungsi kantor dalam mendirikan usaha
fungsi kantor dalam mendirikan usaha

Fungsi kantor usaha, kantor-kantor pemerintah ataupun jenis kantor yang lain pada prinsipnya adalah sama, yakni sebagai pusat layanan informasi dan penyimpanan atau perekaman data. Dalam konteks perusahaan, informasi yang masuk maupun keluar biasanya akan melalui kantor terlebih dahulu untuk dilakukan pencatatan dan perekaman sehingga bisa menjadi dokumen yang dapat dibuka kapan saja.

Mengutip dari wikipedia.org, Kantor (dari bahasa Belanda kantoor, sendirinya dari bahasa Perancis comptoir) adalah sebutan untuk tempat yang digunakan untuk perniagaan atau perusahaan yang dijalankan secara rutin. Kantor bisa hanya berupa suatu kamar atau ruangan kecil maupun bangunan bertingkat tinggi.

Tujuan utama perusahaan membuat kantor adalah untuk mendukung para pekerja dalam melaksanakan pekerjaannya.  Dalam kantor inilah semua proses administrasi, perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengawasan usaha dilakukan agar mampu berjalan dengan biaya serendah mungkin dan tingkat kepuasan setinggi mungkin.

fungsi kantor dalam mendirikan usaha
Ilustrasi kantor/rallyitalia-sardinia.com

Menurut Mills, fungsi kantor (pekerjaan yang dilakukan) adalah :

1. Menerima Informasi (to receive information)

Fungsi kantor yang pertama adalah menerima informasi yang datang dari internal perusahaan maupun eksternal perusahaan. Informasi ini bisa berbentuk pelaporan dari karyawan, dari pelanggan, dari konsumen maupun masyarakat umum.

Informasi yang diterima dari internal perusahaan misalnya tentang keuangan perusahaan, tentang berbagai sumber daya yang dimiliki, kondisi pegawai, berbagai kegiatan bisnis yang dilakukan perusahaan tersebut, dan lain-lain. Sedangkan informasi dari eksternal perusahaan bisa berupa keluhan pelanggan, kondisi pasar, informasi kompetitor, penawaran kerjasama dari pihak lain, dan lain sebagainya.

Untuk dapat menerima informasi sebanyak-banyaknya, kantor yang baik biasanya akan menyediakan berbagai sarana yang mudah diakses oleh banyak orang. Sarana-sarana tersebut bisa berupa alamat surat yang jelas, nomor kontak telepon, alamat email, akses internet, koran, majalah maupun televisi kantor. (baca juga : Aneka Macam Perlengkapan Kantor Dan Fungsinya)

2. Merekam dan menyimpan informasi (to record information)

Dari sekian banyak informasi yang yang telah masuk dan diterima oleh kantor, fungsi kantor selanjutnya adalah merekam dan menyimpan informasi tersebut sehingga menjadi data-data yang bisa ditindaklanjuti oleh perusahaan. Tujuan penyimpanan dan perekaman data ini adalah menyiapkan informasi sedetil dan sesegera mungkin apabila pihak internal perusahaan meminta informasi tersebut.

Bagi perusahaan, beberapa data informasi yang telah didapatkan bisa disimpan menurut hukum, atau disimpan untuk memenuhi kebutuhan manajemen dalam melakukan berbagai perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengendalian perusahaan. Beberapa data yang disimpan ini misalnya korespondensi, data rincian negosiasi, data-data transaksi, daftar pesanan, laporan keuangan, dan lain sebagainya.

Mobile File System untuk menyimpan data informasi kantor
Mobile File System untuk menyimpan data informasi kantor

Ada banyak media yang bisa digunakan untuk menyimpan informasi, media ini bisa dalam bentuk fisik maupun bentuk digital. Media penyimpanan untuk data fisik misalnya berupa buku, rak, almari, brankas, boxfile, stopmap, locker atau yang lainnya. Sedangkan media penyimpanan digital bisa menggunakan hardisk komputer, DVD, tape, flashdisc dan juga media penyimpanan digital online. (baca juga : Aneka Macam Peralatan Kantor Yang Mungkin Anda Butuhkan)

3. Mengatur Informasi (to arrange information),

Informasi yang dikumpulkan oleh kantor biasanya memiliki beragam bentuk, mulai dari bentuk teks, foto, video yang bisa dikirim melalui email, surat, telepon, maupun laporan langsung. Dari banyaknya bentuk informasi ini maka kantor perlu melakukan pendataan misalnya dalam bentuk buku, laporan tertulis secara rinci dan juga dalam bentuk digital. Hal ini berguna untuk memberikan informasi dalam berbagai pilihan bentuk yang terbaik dan juga bisa digunakan sebagai backup data. (baca juga : Tips Memilih Peralatan dan Perlengkapan Kantor)

Setelah beragam informasi diterima dan disimpan oleh kantor, fungsi kantor selanjutnya adalah mengatur dan mengelola informasi tersebut secara rapi sehingga bisa segera ditindaklanjuti oleh mereka yang memiliki wewenang. Dalam proses mengatur dan mengelola informasi ini, kantor bisa membuat semacam alur distribusi informasi dan komunikasi kepada masing-masing divisi agar informasi tersebut dapat diterima dan dipergunakan secara tepat.

Sebagai pusat data dan informasi perusahaan, kantor yang baik tentu akan mengelola berbagai informasi tersebut menjadi beberapa kategori sesuai kebutuhan perusahaan. Kategori-kategori tersebut bisa saja dibedakan berdasarkan divisi, maupun hak akses terhadap informasi perusahaan.

4. Memberi Informasi (to give information),

Sebai pusat informasi perusahaan, fungsi kantor selanjutnya adalah bisa memberi informasi bagi semua pemangku kepentingan, baik dari internal perusahaan maupun eksternal perusahaan. Informasi yang bisa diberikan perusahaan kepada pihak eksternal bisa disesuaikan dengan kebutuhan dan kebijakan perusahaan tersebut.

Mampu memberi informasi dengan data yang akurat dan dapat dipertanggungjawabkan memang membutuhkan manajerial informasi yang bagus. Untuk itulah dalam menyimpan, mengatur dan mengelola semua informasi haruslah tertata rapi dan dapat diidentifikasi dengan mudah.

resepsionis tempat menerima dan memberi informasi perusahaan
resepsionis tempat menerima dan memberi informasi perusahaan/ayo-wirausaha.blogspot.co.id

Untuk memenuhi kebutuhan sirkulasi informasi perusahaan, biasanya kantor juga menyediakan bagian resepsionis yang bertugas untuk menerima visitor, memberi berbagai informasi yang dibutuhkan, menerima email, telepon dan surat yang masuk serta membantu sekretaris dalam melakukan pendataan informasi yang masuk ke perusahaan.

5. Melindungi Aset (to safeguard assets),

Pemisahan jenis informasi memang dibutuhkan dalam perusahaan, dari setiap informasi yang telah diolah tersebut harus bisa dibedakan mana informasi untuk setiap divisi internal perusahaan dan mana informasi yang dapat diakses oleh publik. Pemisahan berbagai informasi ini penting dilakukan agar tetap bisa menjaga rahasia perusahaan dari para kompetitor atau orang lain yang memiliki niat tidak baik bagi jalannya perusahaan.

Beberapa informasi yang tidak bisa diakses oleh publik misalnya adanya sejumlah utang yang mungkin belum terbayar saat akan jatuh tempo, data kontrak dengan perusahaan lain, jumlah uang tunai yang disimpan dan lain sebagainya.

Untuk menjaankan fungsinya dalam melindungi aset perusahaan, kantor biasanya memiliki tempat yang tidak terlalu jauh dengan pintu gerbang utama perusahaan. Hal ini dibuat untuk mengantisipasi berbagai kemungkinan, misalnya saat ada kunjungan maka pengunjung tersebut agar tidak langsung menuju tempat produksi namun harus melalui izin dari kantor. Disinilah fungsi kantor sebagai sarana untuk melindungi aset perusahaan.

Mari berdiskusi lewat kolom di bawah ini :

Silahkan tinggalkan pesan

Alamat email Anda tidak akan terpublikasi.


*


Time limit is exhausted. Please reload CAPTCHA.